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1.避免突然关闭Excel
2.使用可靠的存储解决方案
3. 防止 Excel 文件过大
4. 保持 Excel 更新
5. 本地访问您的 Excel 文件
6. 谨慎使用第三方插件
7. 防御恶意软件和病毒
8. 注销共享 Excel 文件中的非活动用户
9.定期备份
10.恢复损坏的Excel文件
11. 结论
参考文献：
作者简介：
了解防止 Excel 文件损坏的 9 个最佳技巧。利用这些必要的文件管理实践节省时间并避免挫败感。
你知道当你的 Excel 文件突然无法打开时的那种沮丧的感觉吗？
Most 我们所有人都经历过那种恐慌的时刻——tar当 Excel 显示可怕的“文件损坏”消息时，用户无助地盯着屏幕。统计数据显示，三分之一的 Excel 用户在其职业生涯中遇到过文件损坏问题。这通常会导致关键数据丢失。
损坏的 Excel 文件带来的不仅仅是挫败感。您的整个工作日都会停止，您的企业可能会损失数千美元的生产力。无论您处理的是财务报告、数据分析还是项目跟踪表，Excel 文件损坏都可能毫无预警地发生。
一线希望？你可以预防ost Excel 文件损坏问题。我们收集了经过测试的策略，这些策略将保护您宝贵的 Excel 文件，并让您的数据在您需要时随时可用。
想要保护您的 Excel 文件？这些预防技巧将帮助您成功。
如果你的 Excel 文件已经损坏，那么你可以使用强大的 Excel修复 立即修复该问题的工具：
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1.避免突然关闭Excel
在电子表格工作期间突然关机是ost Excel 文件损坏的常见原因。在 Excel 文件打开时，计算机会不断更新数据并将数据保存到硬盘驱动器。此过程中的任何中断都可能导致 损坏的 Excel 文件.
这些预防措施将有助于保护您的工作：
不工作时保存并关闭文件
使用键盘快捷键（CTRL + S）经常保存
如果经常停电，请安装不间断电源 (UPS)
通过“文件”>“关闭”关闭 Excel，而不是强制关闭
重要警告：您的 excel 文件变为 most 在保存过程中容易受到损坏，因此此时切勿关闭计算机。
技术问题也可能导致 Excel 崩溃。如果您经常遇到崩溃，请尝试以下解决方案：
按住 CTRL 键并单击 Excel 图标，以安全模式启动 Excel。安全模式启动成功表明加载项或硬件加速存在问题。您应该检查加载项并通过文件 > 选项 > 高级 > 显示调整硬件加速设置。
共享工作站上的 Excel 意外关闭通常可以通过更改默认打印机设置来改善。从 S 中选择其他默认打印机tart > 设备和打印机 – 使用“Microsoft XPS Document Writer”作为默认设置通常可以停止意外关闭。
禁用硬件图形加速有助于解决 Excel 随机崩溃问题，并防止文件损坏 excel 损坏文件 问题仍然存在。此设置已被证明对许多用户有效。
2.使用可靠的存储解决方案
Excel 文件的存储介质选择会极大地影响其损坏风险。许多用户将文件存储在不可靠的位置，这导致经常出现 损坏的 Excel 文件.
这些经过验证的存储做法将帮助您保护 Excel 文件：
进行更改之前将文件存储在本地
使用 OneDrive 或 Google Drive 等云解决方案进行自动备份
为原始数据和处理后的数据创建单独的文件夹
避免直接从连接不稳定的网络驱动器上工作
与云存储保持定期同步
网络服务器带来额外的风险。网速慢和连接问题让许多人 excel 文件损坏 无法恢复。多个用户同时尝试修改同一文件会使此问题更加严重。
云存储优势
Microsoft OneDrive 和 Google Drive 是可靠的云存储解决方案。这些平台提供强大的安全功能，并自动同步以备份您的工作。如果您的 excel 文件已损坏 这要归功于他们的版本历史功能。
双存储方法可提供最佳保护。首先将工作文件保存在计算机硬盘上。然后让自动云同步创建您的备份副本。此方法可帮助用户最大限度地减少数据丢失并轻松从损坏问题中恢复。
请注意，共享 Excel 文件时，稳定的网络连接和正确的文件管理协议至关重要。经验表明，当多个用户在不稳定的连接上同时保存更改时，文件通常会损坏。
3. 防止 Excel 文件过大
大于 20MB 的 Excel 文件随时可能损坏。超大电子表格不仅速度慢，而且是一颗定时炸弹，可能会导致 损坏的 Excel 文件 没有警告。
这些常见问题会使 Excel 文件比其应有的大小更大：
包含被遗忘数据的隐藏工作表
空单元格中未使用的格式
公式和计算太多
高分辨率图像
数据透视表缓存
数据范围之外的空白行和列
以下是经过验证的减小尺寸和预防的技术 excel 文件损坏 问题：
审核您的工作簿
审阅 > 工作簿统计信息显示文件组件详细信息
CTRL+END 帮助找到最后使用的单元格
删除超出数据范围的行和列
优化您的内容
手动计算模式最适合公式较多的表格
计算后应以数值代替公式
图像需要压缩至 150ppi
未使用的单元格应清除格式
数据透视表源数据缓存需要删除
用户经常在不知情的情况下在电子表格中保留不必要的格式和计算。这些策略帮助专业人士将文件大小减少了 70%。这是一件大事，因为这意味着 excel 损坏文件 问题下降。
您的工作簿统计数据需要定期检查，以仅维护所需的内容。包含财务模型或数据密集型分析的大型工作簿在拆分成较小的文件时效果会更好。
4. 保持 Excel 更新
Excel 版本在防止文件损坏问题方面起着至关重要的作用。较旧的 Excel 版本往往会产生 损坏的 Excel 文件 更频繁，特别是对于较新的文件格式。
Microsoft 365 为你提供最佳保护，防止 excel 文件损坏 问题。订阅服务会自动更新并包含最新的安全功能。与旧版本不同，您将始终能够访问最新的功能和改进。
以下是我们检查 Excel 版本和更新状态的方法：
打开 Excel
导航至文件 > 帐户
查看产品信息
检查您的更新频道和版本号
了解更新频道
更新渠道在很大程度上影响您接收新功能的速度。Most 企业环境使用半年频道，可提供更好的稳定性，并最大程度地降低风险 excel 损坏文件 问题。无论您使用什么更新渠道，每月安全更新仍会通过“补丁星期二”提供。
我们积极监控这些资源以保持最新状态：
官方发布说明，获取详细的更新信息
即将推出的功能的 Excel 功能传单
Excel 函数列表以了解版本兼容性
更新的 Excel 版本有助于防止 VBA 项目中的编译代码损坏，尤其是启用宏的工作簿。当您需要避免 excel 文件已损坏 由于版本不匹配导致的错误。
旧版 Excel 无法处理较新的文件格式，可能会导致文件损坏。定期更新可让您的 Excel 安装顺利运行，同时保持文件完整性。
5. 本地访问您的 Excel 文件
直接从共享网络驱动器或 SharePoint 位置访问 Excel 文件可能会损坏 - 就像在薄冰上行走一样。我们的经验表明，本地访问仍然是使用 Excel 最安全的方式。
这个经过验证的系统有助于安全地管理 Excel 文件：
创建专用的本地文件夹结构
编辑前下载文件
使用描述性命名约定（例如“ProjectName_DataType_Date”）
为重大修改保存不同的版本
将完成的作品上传回共享存储空间
重要警告：多个用户尝试从共享位置访问同一个 Excel 文件时，面临被攻击的高风险 excel 损坏文件系统只允许一个用户编辑共享工作簿，其他用户可以查看。
原始数据需要额外的照顾和保护。本地驱动器上的工作副本应取代对原始文件的直接工作。这种方法帮助我们避免处理 excel 文件损坏 无数次无法修复。
我们的团队开发了一套可靠的协作项目工作流程。我们将文件下载到本地，进行更改，使用新版本号保存，然后上传回共享位置。这种方法减少了我们的 excel 文件已损坏 错误很多。
请注意，Excel 是电子表格应用程序，而不是数据库。需要同时访问相同数据的团队应使用适当的数据库解决方案，而不是存在损坏风险的共享 Excel 工作簿。
6. 谨慎使用第三方插件
Excel 插件既是福音，也是祸害。这些工具ost 功能，但有问题的插件经常会导致 损坏的 Excel 文件.
插件问题的警告信号：
Excel 意外崩溃
文件打开缓慢
插件安装导致异常行为
弹出有关未知发布者的安全警报
在安全模式下测试 Excel 是我们在遇到 excel 文件损坏 错误。以下是我们测试过的故障排除流程：
以安全模式打开 Excel（启动时按住 CTRL）
转到文件 > 选项 > 加载项
从管理下拉菜单中选择“COM 加载项”
点击“前往”并取消选中所有加载项
住宅tart Excel 正常
网络犯罪分子经常使用插件作为恶意软件传播工具。最近的报告显示，恶意插件攻击激增了 600%。我们遵循严格的准则来保护我们的 excel 损坏文件 来自这些威胁。
安装来自未知来源的插件是有风险的，即使他们声称可以修复 excel 文件已损坏 错误。许多案例表明，看似有用的插件包含恶意软件。合法公司不需要插件来打开或编辑简单的 Excel 文件。
企业用户应根据公司批准的软件列表验证插件。此验证步骤阻止了许多潜在的 excel文件损坏 事件和安全漏洞。
7. 防御恶意软件和病毒
保护 Excel 文件免受恶意软件和病毒的侵害是防止损坏的重要步骤。恶意软件可以以标准密码保护无法阻止的方式破坏电子表格。
Excel 的受保护视图让我们可以在编辑之前安全地检查文件。此功能对于可能包含有害内容的电子邮件附件或下载内容至关重要。
以下是安全方面的所有内容 损坏的 Excel 文件:
对来自互联网的文件启用受保护的视图
打开前扫描下载的工作簿
默认禁用外部链接和宏
保持 Windows 安全中心（或防病毒软件）更新
使用 Excel 的最新保护
重要警告：仅靠密码保护无法保证文件安全。恶意软件可以通过受密码保护的 excel 文件损坏.
宏需要格外小心。许多案例表明恶意宏可以把普通工作簿变成 excel 损坏文件. 我们从不启用来自不受信任来源的宏，即使文件声称需要它们。
共享工作簿需要额外的安全层。在打开任何 excel 文件已损坏 消息，请检查文件的来源并进行扫描。这一策略使我们免于许多可能导致 excel文件损坏.
请记住，Microsoft 365 的内置安全功能最好通过定期更新来发挥最佳效果。定期扫描和最新保护大大降低了恶意软件导致文件损坏的风险。
8. 注销共享 Excel 文件中的非活动用户
正确管理共享 Excel 工作簿中的非活动用户对于防止文件损坏和保持最佳性能至关重要。我们发现遗忘的用户会话与 损坏的 Excel 文件，这也会给工作簿带来不必要的膨胀。
以下是我们测试过的删除不活跃用户的流程：
转到“审阅”选项卡
单击更改组中的共享工作簿
选择“编辑”选项卡
查看“谁现在打开了此工作簿”列表
选择不活跃的用户并单击删除用户
清除所有剩余的自定义视图
大型组织应该实施以下最佳实践：
定期进行访问权限审核
删除不再参与项目的用户的访问权限
设置空闲会话超时
定期清理自定义视图
进阶保护：我们的自定义宏解决方案会自动监控用户活动。这种自动化大大减少了我们的 excel 文件损坏 通过在两小时不活动后删除不活动的用户来消除错误。
共享工作簿需要谨慎管理多个用户。经验表明，过多的同时连接通常会造成 excel 损坏文件 情况。我们建议采用空闲会话注销策略，尤其是对于存储在 SharePoint 或 OneDrive 上的文件。
Microsoft 365 的协作功能比传统的共享工作簿功能提供了更好的保护。这种现代方法可以帮助团队避免可怕的 excel 文件已损坏 信息，同时保持团队合作的高效。
9.定期备份
Excel 文件需要定期备份，作为防止数据永久丢失的最后一道防线。经验表明，尽管有预防措施，但强大的备份策略仍然必不可少。
以下是我们经过验证的备份策略，它节省了无数的工作时间：
为云存储文件启用自动保存
创建带有日期/时间戳的手动备份
配置 Excel 的自动恢复设置
在多个位置存储备份
定期测试备份文件
关键电子表格需要“始终创建备份”选项。设置过程很简单：
转到“文件”>“另存为”
单击工具 > 常规选项
勾选“始终创建备份”
单击“确定”并保存
仅自动保存并不能提供足够的保护。OneDrive 会保留版本历史记录，但重要的工作簿需要专门的备份副本。举个例子，看看我们如何将“Budget2023.xlsx”保存为“Budget2023_20231215_1008.xlsx”（显示日期和时间）。
重要警告：处理多个备份版本是获得保护的好方法 损坏的 Excel 文件我们的团队曾见过这样的案例 excel 文件已损坏 无法修复，但系统备份挽救了该项目。
共享工作簿需要云和本地备份。这种双管齐下的方法多次保护了我们的工作，当 excel 损坏文件 问题浮出水面。请注意，备份频率应与您的文件修改率相匹配 - 更改越多，备份频率就越高。
这些备份策略减少了 excel文件损坏 大大降低了我们工作流程中发生的事件。我们的简单规则是：任何有价值的东西都值得备份！
10.恢复损坏的Excel文件
通过以上提示，您可以预防 most Excel 文件损坏。但是，如果仍然发生损坏，您可以使用 DataNumen Excel Repair 至 恢复损坏的 Excel 文件:
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11. 结论
Excel 文件损坏会破坏工作并导致大量数据丢失，但ost 通过适当的做法可以预防这些问题。定期保存、可靠的存储解决方案和谨慎的文件大小管理是 Excel 文件保护的基础。
使用本地副本、保持 Excel 版本更新以及仔细审查加载项将大大降低损坏风险。共享工作簿中的适当用户管理和强大的恶意软件防护可创建额外的安全层。
尽管采取了预防措施，文件损坏仍然可能发生。 DataNumen Excel Repair 帮助有效修复损坏的 Excel 文件。您的数据安全取决于在多个位置维护定期备份。
如果持续实施这些预防策略，将大大降低您的工作遭受文件损坏的可能性。高度重视细节和经过验证的最佳实践至关重要。
参考文献：
Microsoft Excel 官方网站
作者简介：
Vivian Stevens 是一位数据恢复专家 DataNumen, Inc. 是数据恢复技术的世界领先者。 欲了解更多信息，请访问 datanumen.com